С 1 сентября 2025 года вступили в силу обновленные нормы, касающиеся обезличивания персональных данных. Эти изменения касаются всех работодателей и требуют пересмотра процессов хранения и уничтожения информации о сотрудниках, в частности, об уволенных работниках, чьи данные могут находиться в системах CRM и других цифровых архивах, сообщает Дзен-канал "РУНО - учебный центр".
Что такое обезличивание и зачем это нужно?
Обезличивание — это процесс обработки персональных данных таким образом, чтобы их невозможно было отнести к конкретному человеку без дополнительной информации, что зафиксировано в законе № 152-ФЗ. Это важно, ведь различие между уничтожением и обезличиванием становится критически важным.
- Уничтожение: данные удаляются без возможности восстановления.
- Обезличивание: данные остаются доступными для анализа и различных исследований, но без указания на личность.
Согласно новым требованиям, работодатели обязаны использовать утвержденные методы обезличивания и передавать обезличенные наборы данных для госинститутов в рамках национальных проектов.
Когда необходимо обезличить данные уволенных сотрудников?
Ключевой вопрос в том, что делать с данными сотрудников после их увольнения. Обрекая себя на возможные штрафы за нарушение законодательства, важно учитывать, что не нужно уничтожать или обезличивать документы, которые обязаны храниться в архиве в течение 50-75 лет, такие как личные дела, приказы и расчетные ведомости.
Обезличивание данных требуется в таких случаях:
- Если данные находятся в корпоративных базах знаний и внутренних порталах.
- Если информация сохраняется в системах CRM и задачах проектного управления.
- При наличии данных в внутренних мессенджерах и электронной почте.
Удаление же данных может нарушить рабочие процессы и снизить качество обмена информацией. Следовательно, оптимальным решением будет их обезличивание.
Ключевые шаги для кадровой службы
Кадровым службам необходимо обратить внимание на следующие меры:
Соблюдение этих простых рекомендаций поможет компаниям не только избежать штрафов, но и организовать цивилизованный и безопасный подход к управлению персональными данными.
